Pénzmosás elleni szabályzat készítése és NAV ellenőrzés: kiknek kötelező, hogyan kell kitölteni és mik a leggyakoribb hibák.
Tartalom:
Kiknek kell pénzmosás elleni szabályzatot készíteni?
Mikor és hogyan kell benyújtani a pénzmosás elleni szabályzatot a NAV felé?
Hogyan kell személyre szabni a belső szabályzatot?
Korábbi pénzmosás elleni szabályzatok, előző verziók - az identiGO-ban
Mit kell tennem, ha frissül a szabályzat? Újra be kell küldenem?
Belső kockázatértékelés vs. pénzmosás elleni szabályzat - két külön dolog!
Leggyakrabban előforduló hibák a Belső szabályzat kapcsán
Összefoglalás
A pénzmosás elleni szabályzat NEM csak egy adminisztratív kötelezettség. Ez az a dokumentum, amely alapján a vállalkozás bizonyítani tudja, hogy megfelel a 2017. évi LIII. törvénynek (Pmt.), és szabályszerűen végzi az ügyfél-azonosítást és a kockázatkezelést. A NAV pénzmosás elleni szabályzat ellenőrzés során a hatóság mindig bekéri a szabályzatot, és gyakran visszamenőlegesen is kéri a korábbi verziókat.
Korábbi szabályzatok
A NAV PEI weboldalán csak az aktuális verzió érhető el, ezért sok szolgáltatónak problémát okoz a korábbi verziók bemutatása ellenőrzésen.
Az identiGO Pmt. nyilvántartó felhasználói a Dokumentumtárból letölthetik a korábbi pénzmosás elleni szabályzatokat, egészen 2021-ig visszamenőleg.
Bővebben: Korábbi pénzmosás elleni szabályzatok az identiGO-ban
De kiknek kell ilyet készíteni, mikor, és mit kell tartalmaznia?
Kiknek kell pénzmosás elleni szabályzatot készíteni?
A törvény meghatározza, hogy mely szolgáltatóknak kötelező belső szabályzat vagy pénzmosási szabályzat. A legfontosabb körök:
- Könyvelők, könyvvizsgálók, adótanácsadók
- Ingatlanközvetítők, ingatlankezelők
- Székhelyszolgáltatók
- Ékszerészek, műkereskedők nagy készpénzes ügyleteknél
- Bizonyos pénzügyi szolgáltatók (pl. valutaváltók)
Ebben a cikkben a NAV felügyelete alá tartozó szolgáltatók eseteit járjuk körül.
Mikor és hogyan kell benyújtani a pénzmosás elleni szabályzatot a NAV felé?
A pénzmosási szabályzatot minden, Pmt. hatálya alá tartozónak be kell nyújtania a NAV felé a szolgáltatás a tevékenység megkezdését követő 45 napon belül.
A benyújtás elektronikus úton, az e-Papír szolgáltatáson keresztül történik , ahol a „Pénzmosás” témacsoportban a belső szabályzat jóváhagyása iránti kérelem ügytípust kell kiválasztani. A címzett ilyenkor a NAV Központi Irányítása.
A 2/2021. (II. 2.) PM rendelet részletesen rögzíti, hogy a szabályzatnak milyen minimumkövetelményeknek kell megfelelnie, és útmutatóként szolgál a szolgáltatóknak. Ha bármilyen jogszabályváltozás történik, vagy a szolgáltató belső kockázatértékelése, eljárásrendje módosul, a szabályzatot 30 napon belül felül kell vizsgálni és szükség szerint módosítani. Az átdolgozott szabályzatot már nem kell ismét beküldeni, azt a NAV csak egy esetleges helyszíni ellenőrzés során vizsgálja.
Fontos tudni, hogy a NAV rendszeresen közzétesz típusszabályzatokat és útmutatókat, amelyek szolgáltatóspecifikusan segítenek a szabályzat kialakításában.
A NAV által kiadott típusszabályzatok itt érhetők el:
NAV PEI típusszabályzatok
Hogyan kell személyre szabni a belső szabályzatot?
A NAV által kiadott típusszabályzat csak egy keret, amelyet minden szolgáltatónak a saját működésére kell szabnia. Egy könyvelő, egy székhelyszolgáltató vagy egy ingatlanközvetítő ügymenete nagyon eltérő, ezért a szabályzatban nem elég meghagyni az általános mintaszövegeket – bele kell írni a szolgáltató saját gyakorlatát.
A személyre szabás több szinten történik:
1. Alapadatok rögzítése
Az első oldalon kötelező feltüntetni a szolgáltató nevét, adószámát, székhelyét, a szabályzat elkészítéséért felelős személy nevét, a hatálybalépés dátumát, majd a dokumentumot cégszerűen aláírni.
2. Ügymenet pontos leírása
A szabályzatban ki kell fejteni, hogyan zajlik az ügyfél-azonosítás, a tényleges tulajdonos vizsgálata és a kockázati besorolás a szolgáltató gyakorlatában. Például:
- milyen módon történik az adatok felvétele, rögzítése és tárolása
- milyen helyzetekben kerül valaki alacsony, normál vagy magas kockázati kategóriába,
- hogyan dokumentálják a Kit. szerinti szűréseket.
3. Kijelölt személyek rögzítése
A típusszabályzat IV. fejezetében fel kell tüntetni a kijelölt személy adatait. Emellett szükséges megjelölni a kijelölt felelős vezető és a megfelelési vezető nevét és beosztását is. Ezeket a feladatköröket ugyanaz a személy is betöltheti, de minden esetben nevesíteni kell a szabályzatban.
4. Nem minden pont kötelező
Vannak olyan fejezetek, amelyeket csak akkor kell kitölteni, ha a szolgáltató ténylegesen alkalmazza az adott eljárást. Például egy egyszemélyes könyvelőiroda esetén nem szükséges külön képzési programról vagy belső ellenőrzési rendszerről rendelkezni.
5. Kiegészítő mellékletek
A szolgáltató saját segédanyagokat is beépíthet a szabályzatába, például kockázatértékelési segédletet, oktatási naplót vagy ügyfélnyilvántartási táblázatot. Ezek nem kötelezőek, de megkönnyítik a megfelelést és egy NAV-ellenőrzés során nagyban segíthetnek.
A NAV a pénzmosás elleni szabályzathoz külön útmutatót is kiadott, amely részletesen jelzi, mely pontokat kötelező minden szolgáltatónak kitöltenie, mely részek módosíthatók, és melyek csak akkor relevánsak, ha az adott tevékenység ténylegesen érinti a szolgáltatót. A lényeg: a belső szabályzatnak mindig a szolgáltató valós működését kell tükröznie, különben az ellenőrzésen könnyen kifogásolható.
Korábbi pénzmosás elleni szabályzatok, előző verziók
2025-től a NAV ellenőrzéseken nem csak az aktuális pénzmosási szabályzat, de a korábbi verziók bemutatását is megkövetelik egészen 2021-ig visszamenőleg.
Ez sok szolgáltató számára problémát jelent, hiszen a NAV oldalán csak az éppen aktuális szabályzat érhető el.
Épp ezért az identiGO Pmt. nyilvántartó előfizetői számára a Dokumentumtárban elérhetővé tettük a korábbi Belső szabályzatokat.
Mit kell tennem, ha frissül a szabályzat? Újra be kell küldenem?
Nem. Aki már rendelkezik NAV által elfogadott Belső szabályzattal, annak nem szükséges minden módosulásnál beküldenie azt.
Szükséges viszont a publikálástól számított 30 napon belül átdolgoznia, majd kinyomtatva, aláírva lefűzni azt.
Mivel a szabályzatok gyakran változnak, és ha pl. több céggel nyújtunk szolgáltatást, hamar kezelhetetlenné válik, érdemes verziószámmal/dátummal ellátni azokat.
Az identiGO-ban lehetőség van a Belső szabályzatok, egyéb nyomtatványok (KSZ17, AFADREG) tárolására, ráadásul egy fiókon belül több szolgáltató is rögzíthető. Így ellenőrzéskor biztos lehet abban, hogy minden azonnal a rendelkezésére áll majd.
Belső kockázatértékelés vs. pénzmosás elleni szabályzat - két külön dolog!
2025-től új ellenőrzéstípust vezetett be a NAV, ez a mentorálás. Ennek során kérik a Belső kockázatértékelést, ami nem azonos a Belső szabályzattal!
A pénzmosás elleni belső szabályzat rögzíti az ügyfélátvilágítás pontos menetét, a magas/alacsony kockázatra utaló tényezőket, a szolgáltató ügymenetét, és a használt dokumentumokat.
Ezzel szemben a belső kockázatértékelés a Belső szabályzatban fel kell mérni:
- az ügyfelek szolgáltatónál jellemző kockázatait (működésbeli, személyre vonatkozó, stb.)
- illetve a Szolgáltató működéséből fakadó kockázatok (pl. alacsony létszám, képzések hiányosságai, stb.)
Ebben a dokumentumban már rögzíteni kell az ügyfelek kockázati besorolását (számszerűsítve, pl. hány átlagos / magas / alacsony kockázatú ügyfél van, és milyen okból került adott kategóriába), a jellemző magas kockázatra utaló tényezőket - tehát a dokumentum akkor készíthető el, ha minden ügyfél kockázati kategóriába van sorolva.
Bővebben itt írtunk a Mentorálás típusú ellenőrzésről és a Belső kockázatértékelésről:
Mi az a Belső kockázatértékelés és miért kéri a NAV PEI?
Leggyakrabban előforduló hibák a Belső szabályzat kapcsán
-
Nem állnak rendelkezésre a korábbi pénzmosás elleni szabályzatok
2021 és 2025 között 10 különböző Belső szabályzat verzió került ki a NAV PEI weboldalára, és sokak számára csak ellenőrzéskor derül ki, hogy nem áll rendelkezésre minden korábbi verzió. -
Hiányzó adatok
A második leggyakoribb hiba, hogy a szabályzat nincs megfelelően kitöltve, elmarad a kijelölt személy / kijelölt felelős vezető / megfelelési vezető adatainak feltüntetése. Szintén gyakori hiba, hogy a III. fejezet G pontjában a szolgáltató nem írja le, hogy konkrétan milyen ügymenetben végzi az ügyfélátvilágítást és a monitoringot. -
A szabályzatban leírt ügyfélátvilágítási rendet a gyakorlatban nem alkalmazzák
A mintaszabályzatok tartalmazzák a törvény által előírt dokumentumok listáját, illetve az ügyfélátvilágítás során kötelezően elvégzendő teendőket. Sok szolgáltató azonban a gyakorlatban nem alkalmazza ezeket (pl. nem áll rendelkezésre mindenkinél kitöltött ügyfélátvilágítási adatlap, vagy kiemelt közszereplői nyilatkozat). Ez minden esetben legalább figyelmeztetést, de inkább bírságot eredményez. -
A tényleges kockázatértékelés nincs összhangban a szabályzattal
Gyakori hiba, hogy a szolgáltató a kockázatértékelést nem a saját szabályzatában leírtak szerint végzi. Például indokolatlanul sok ügyfelet sorol alacsony kockázati kategóriába, vagy elmulasztja magas kockázatúnak minősíteni azokat, akiknél a körülmények ezt indokolnák. Ez a NAV PEI szemében különösen súlyos hiányosság, mert a hibás besorolás közvetlenül ahhoz vezethet, hogy a szolgáltató nem tesz meg egy szükséges pénzmosási bejelentést. Ha ugyanis nem kerül sor a fokozott ügyfél-átvilágításra, könnyen elmaradhat egy gyanús körülmény észlelése, így a bejelentés teljesítése is.
Összefoglalás
A pénzmosás elleni szabályzat nem puszta adminisztratív kötelezettség, hanem a szolgáltató működésének egyik legfontosabb dokumentuma. Ez alapján tudja igazolni a NAV felé, hogy a Pmt. követelményeinek megfelelően végzi az ügyfél-átvilágítást és a kockázatkezelést.
A szabályzatot a tevékenység megkezdését követő 45 napon belül kell benyújtani a NAV-hoz, később pedig minden változás esetén 30 napon belül felül kell vizsgálni és szükség szerint módosítani – de újra benyújtani már nem kell, csak megőrizni a verziókat. Az ellenőrzéseken nemcsak az aktuális, hanem a korábbi szabályzatokat is kérik, ezért a dokumentumok rendszerezett tárolása kulcsfontosságú.
A leggyakoribb hibák közé tartozik a személyre szabás hiánya, a gyakorlatban nem alkalmazott ügyfél-átvilágítás, vagy a kockázatértékelés és a szabályzat közötti ellentmondás. Ezek mind súlyos következményekkel járhatnak egy NAV-ellenőrzésen.
Az identiGO Pmt. nyilvántartó ezekhez gyakorlati segítséget ad: elérhetőek benne a korábbi szabályzatverziók, biztonságosan tárolható minden dokumentum, és a szolgáltató biztos lehet abban, hogy egy ellenőrzéskor minden szükséges anyag azonnal kéznél van.