Ellenőrzések típusai, várható kérdések
Az identiGO talán akkor bizonyul a leghasznosabbnak, ha adóhatósági ellenőrzésre kerül a sor.
Az adatok egy helyen való tárolásának, a szűrhető listáknak és nyilvántartásoknak köszönhetően nagyon gördülékennyé teszi az ellenőrzést.
Alapvetően kétféle, a kötelezettségekre irányuló ellenőrzéstípust különböztetünk meg: a kérdőíves, illetve a helyszíni ellenőrzést.
Kérdőíves ellenőrzés
A kérdőíves ellenőrzés fő célja a metodikák vizsgálata, azaz, hogy a szolgáltató hogyan végzi az azonosítást és a Kit. szerinti lekérdezéseket. Ehhez nagyon sok adatot kérnek be az ellenőrzött cégtől különböző táblázatok formájában:
- ügyféllista sablon excelt
- kérdőívet
- kit. szűrések dokumentálására rendszeresített táblázatot
Ügyféllista excel
Sok szolgáltatónál már az ügyféllista előállítása is problémás, hiszen ebben olyan kérdések is szerepelnek, mint például:
- a külföldi állampolgárságú tényleges tulajdonosok (és az állampolgárságuk)
- kockázati besorolások, és azok dátuma
- szerződéskötés (és felmondás) dátuma, stb.
Az identiGO excel exportban nem csak a NAV által kért adatok szerepelnek, hanem annál jóval több.
Előállítása a szoftver használatával csupán pár percet vesz igénybe, és a szépen kitöltött, dokumentált ügyféllista nagyban hozzájárul ahhoz, hogy figyelmeztetés, vagy egyéb megállapítás nélkül záruljon le az ellenőrzés!
Kérdőív
Az ellenőrzés tartalmaz továbbá egy 10-20 kérdéses kérdőívet is, ebben az ügyfélátvilágítás mikéntjére kérdeznek rá, és további információkat kérnek az ügyfelekről:
- ügyfelek összetétele kockázatok szerint (pl. hány alacsony, hány magas kockázatú, milyen indokkal)
- főtevékenységre vonatkozó kérdések (pl. végez-e bizalmi vagyonkezelést)
- igénybe vesz-e székhelyszolgáltatót
Az identiGO excel sablonja alapján a legtöbb kérdés egyszerűen megválaszolható - könnyen számosíthatók a különböző kockázati kategóriák, összegyűjthetők a különböző besorolási okok, TEÁOR számok, székhelyszolgáltatást igénybevevő cégek.
Kit. szűrések (ENSZ-EU szűrés) dokumentálására rendszeresített táblázat
A legnagyobb kihívást általában a Kit. szűréseket igazoló táblázat elkészítése jelenti.
Az identiGO használata mellett ennek a táblázatnak a kitöltése és vezetése szükségtelen. Elég a kérdőívben jelezni, hogy a szolgáltató az identiGO-n keresztül végzi a szankciós listák lekérdezését, az Excel exportban pedig szerepel az első és az utolsó ENSZ-EU szűrés időpontja ennek alátámasztására.
A NAV már számos ellenőrzésen elfogadta ezt a metódust.
Helyszíni ellenőrzés
Helyszíni, azaz mélységi ellenőrzéskor már részletesebben rákérdeznek az ügyfélátvilágítási feladatok pontos mikéntjére, és bekérik bizonyos cégek teljes, Pmt.-hez kapcsolódó dokumentációját.
A helyszíni ellenőrzés előtt szintén szükséges az előzőekben részletezett Ügyféllista beküldése.
A NAV által kért adatok és ügyfélátvilágítási dokumentumok pár kattintással lekérhetők az identiGO-ból. Akár helyszíni, akár kérdőíves ellenőrzésre kerül a sor, a szoftver használata nagyban megkönnyíti annak menetét. A szépen vezetett nyilvántartás jó benyomást tesz, így nagyobb eséllyel zárul megállapítás nélkül az ellenőrzés.
FONTOS! Az identiGO használatának rögzítése a Belső szabályzatban
Több ügyfelünk is kérdéssel fordult hozzánk, hogy hogyan feleltethető meg az identiGO használata NAV ellenőrzéskor, illetve a NAV is élt már figyelmeztetéssel, ha a szoftver használata nem került feltüntetésre a Belső szabályzatban.
Az ügyfélátvilágítás belső eljárásrendjét a Belső szabályzat III. fejezetének G. pontjában kell részletezni.
Ebben a pontban a feltett kérdésekre válaszolva a szolgáltatónál alkalmazott eljárásrendet kell leírni úgy, ahogy az a valóságban is megvalósításra kerül, tehát itt kell feltüntetni, hogy a folyamat mely részei, milyen módon történnek az identiGO segítségével.
Szintén ebben a részben kell körülírni a Kit. szűrések futtatásának metódusát, mely az identiGO-n keresztül történik automatikusan: új ügyfél cég / képviselő / tulajdonos / tényleges tulajdonos rögzítésekor történik meg az első szűrés, attól kezdve pedig minden nap lefut a keresés az éppen aktuális listára.