Az elmúlt időszakban több olyan célellenőrzés zajlott le, amelyek tanulsága meglehetősen egységes képet mutat.
A szolgáltatók nem a pénzmosási kockázatelemzés mélységén,
nem a kockázati besorolás logikáján,
és nem a belső szabályzat szövegén buktak el.
A problémák döntő többsége egészen alapvető, jogi személyekhez kapcsolódó ügyfélátvilágítási lépésekhez és dokumentumokhoz kötődött.
Olyan esetekben is bírság született,
ahol más jogsértést a hatóság nem állapított meg, csak 1-1 dokumentum hiányzott
ahol nem merült fel tényleges pénzmosási kockázat.
Az alábbi összefoglaló célja nem az ijesztgetés, hanem annak bemutatása, hogy hol vannak jelenleg a valós kockázati pontok, és mit érdemes rendszerszinten rendbe tenni.
A jogi személy átvilágítása kétlépcsős folyamat – és nem megkerülhető
Jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet ügyfél esetén az ügyfélátvilágítás nem áll meg az eljáró természetes személynél.
A gyakorlatban ez két, egymástól elkülönülő kötelezettséget jelent:
-
az ügyfél nevében vagy megbízása alapján eljáró természetes személy azonosítását és személyazonosságának igazoló ellenőrzését, -
valamint magának a jogi személynek vagy szervezetnek az átvilágítását.
Ez nem formai kérdés.
Ha a természetes személy rendben van, de a szervezethez kapcsolódó adatok vagy okiratok hiányosak,
az átvilágítás nem tekinthető teljesnek.
A jogi személy kötelező adatai – a „megvan valahol” nem elfogadható
A szolgáltató köteles rögzíteni a jogi személy vagy szervezet azonosításához szükséges adatokat, különösen:
-
a nevét és rövidített nevét,
-
a székhelyét (külföldi székhely esetén – ha van – a magyarországi fióktelep címét),
-
a főtevékenységét,
-
a képviseletre jogosultak nevét és beosztását,
-
kézbesítési megbízott esetén annak adatait,
-
cégjegyzékszámát vagy egyéb nyilvántartási számát,
-
adószámát.
A hatósági gyakorlat egyértelművé tette:
nem releváns, hogy ezek az adatok
-
„elérhetők máshol” - pl. nyilvános céginfóban
-
„korábban bekérésre kerültek”,
-
vagy „az ügyfél emailben megküldte”.
Az számít, hogy az ügyfél-átvilágítási dokumentáció részeként,
visszakereshető módon,
dátummal ellátva rendelkezésre álljanak a felügyeleti szerv által megkövetelt formátumban (ügyfélátvilágítási adatlap)
A 30 napnál nem régebbi okirat
Gyakori félreértés, hogy az eljáró személy személyazonosító okmánya „kiváltja” a jogi személyhez kapcsolódó igazolásokat.
Ez nem így van.
A szolgáltató köteles bekérni 30 napnál nem régebbi okiratot annak igazolására, hogy:
-
a céget a cégbíróság nyilvántartásba vette, vagy
-
a cég a bejegyzési kérelmét benyújtotta,
-
egyéni vállalkozó esetén a tevékenység bejelentése vagy nyilvántartásba vétel megtörtént,
-
belföldi jogi személy nyilvántartásba vételre került,
-
külföldi jogi személy a saját országa joga szerint bejegyzett.
Ha a nyilvántartásba vétel még nem történt meg, kötelező bekérni a létesítő okiratot.
Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy az alábbiak valamelyikének rendelkezésre kell állnia:
-
társasági szerződés, vagy
-
alapító okirat, vagy
-
cégkivonat.
FONTOS!
Nem elég a cégkivonatot megtekinteni, azt meg is kell őrizni az ügyfélátvilágítási dokumentáció részeként! Ellenőrzésen ezt kérik bemutatni.
Be nem jegyzett szervezet esetén a szolgáltató aktív kötelezettségei
Ha a jogi személy vagy szervezet még nem került nyilvántartásba vételre, az nem jelenti azt, hogy az átvilágítás „félkész” állapotban maradhat.
Ilyen esetben a szolgáltató köteles:
-
bekérni a létesítő okiratot,
-
az ügyfelet írásban felszólítani, hogy
- a cégbejegyzést vagy nyilvántartásba vételt követő 30 napon belül igazolja annak megtörténtét.
Ez nem adminisztratív formalitás.
Ha a felszólítás nem történik meg, vagy nem kerül dokumentálásra,
ellenőrzéskor a felelősség a szolgáltatót terheli, nem az ügyfelet.
Elektronikus azonosítás – nem minden online megoldás jogszerű
Az ügyfél, a meghatalmazott vagy a képviselő azonosítása történhet elektronikus úton is, de kizárólag olyan módon, amely:
-
a felügyeleti szerv által meghatározott,
-
előzetesen auditált,
-
jogszerű elektronikus hírközlő eszközön alapul.
önmagában nem minősül jogszerű elektronikus azonosításnak.
A tényleges tulajdonos azonosítása nem formai nyilatkozat
A tényleges tulajdonos kizárólag természetes személy lehet.
A jogi személy képviselője köteles nyilatkozni a tényleges tulajdonosról, megadva többek között:
-
családi és utónevét,
-
születési nevét,
-
állampolgárságát,
-
születési helyét és idejét,
-
lakóhelyét vagy tartózkodási helyét,
-
tulajdonosi érdekeltségének jellegét és mértékét,
-
kiemelt közszereplői státuszát.
A nyilatkozatnak minden érintett természetes személyt tartalmaznia kell.
Minden tényleges tulajdonos esetén kötelező nyilatkoztatni a jogi személy képviselőjét, hogy a tényleges tulajdonos:
- kiemelt közszereplő
- kiemelt közszereplő közeli hozzátartozója
- vagy kiemet közszereplővel közeli kapcsolatban álló személy
Ahány tényleges tulajdonos → annyi kiemelt közszereplői nyilatkozat.
Kétség esetén fokozott átvilágítás szükséges
Ha a tényleges tulajdonos kiléte nem egyértelmű, a szolgáltató nem állhat meg az első nyilatkozatnál.
Ilyen esetben:
-
további intézkedések szükségesek,
-
az ügyfél tulajdonosi és irányítási struktúráját meg kell érteni,
-
jogszerű adatforrásokat kell használni,
-
az intézkedéseket részletesen dokumentálni kell.
Összetett struktúráknál kifejezetten indokolt:
-
a tulajdonosi hálózat egyszerű folyamatábrával történő rögzítése,
-
az alátámasztó dokumentumok megőrzése.
Dokumentálni kell azt is, amit nem sikerült elvégezni
Az egyik legkevésbé ismert, mégis kulcsfontosságú szabály:
a szolgáltató köteles rögzíteni azt is, ha egy ügyfél-átvilágítási lépést nem tudott végrehajtani.
Ez nem beismerés, hanem jogi védelem.
Egy ellenőrzés során nem az a kérdés, hogy minden adat rendelkezésre állt-e, hanem az, hogy:
-
mit tett meg a szolgáltató,
-
mikor,
-
és hol dokumentálta.
Régi ügyfél nem jelent alacsony kockázatot
Gyakori, de téves megközelítés, hogy a hosszú ideje fennálló ügyfélkapcsolat önmagában védelmet jelent.
A gyakorlatban:
-
változhat a tulajdonosi szerkezet,
-
változhat a képviselet,
-
módosulhat az irányítás,
Célellenőrzéseknél a „régi ügyfél” gyakran nem kivétel, hanem kockázati tényező.
Összegzés
A jelenlegi ellenőrzési tapasztalatok alapján egyértelmű:
nem feltétlenül a bonyolult pénzmosási konstrukciók hiánya miatt születnek bírságok,
hanem az ügyfél-átvilágítás alaplépéseinek hiányos vagy nem dokumentált végrehajtása miatt.